يصدر نائب رئيس الجامعة أو وكيل الكلية أو المعهد حسب الأحوال بناءً على ترشيح مجلس الاتحاد المختص قراراً بتشكيل هيئة إدارية معاونة من موظفي رعاية الشباب وتقوم الهيئة الإدارية المعاونة بما يلي:
1- الدعم الفني لمجلس الاتحاد ولجانه.
2- متابعة تنفيذ القرارات المالية والإدارية والفنية للمجلس ولجانه بعد اعتمادها من رئيس الاتحاد.
3- تحرير ما يلزم من مذكرات مالية أو إدارية أو فنية لتنفيذ أعمال وقرارات المجلس ولجانه المختلفة.
4- أعمال السكرتارية اللازمة لتحضير وعقد جلسات مجلس الاتحاد ولجانه.
وفي حالة اتحاد طلاب الجامعة تكون الهيئة الإدارية المعاونة له تتبع نائب رئيس الجامعة لشئون التعليم والطلاب مباشرة.